C’è un falso mito da sfatare nella sicurezza informatica: che la verifica delle identità riguardi unicamente le persone fisiche.
In realtà, si tratta di un tema fondamentale e di grande attualità per tutte le organizzazioni e aumenta in maniera esponenziale quando si lavora in ambito B2B e dunque sussistono rapporti commerciali con altre imprese.
In questo tipo di contesti, appare fondamentale accertare l’affidabilità, la struttura societaria e la conformità normativa prima di avviare una collaborazione.
Ed è proprio questo che permette di fare quella nota come KYB o Know Your Business: un processo di verifica che supporta le aziende nella valutazione di partner, fornitori e clienti business. L’intento è prevenire le frodi online e al contempo attenersi agli obblighi di compliance.
Fondamentale disporre di soluzioni di onboarding digitale in grado di ridurre l’esposizione ai rischi operativi, reputazionali e correlati all’antiriciclaggio. Dovranno però essere specifiche per i processi non solo di KYB ma anche di KYC (Know Your Consumer), assicurando una tutela e a una vision ottimali sotto tutti i punti di vista.
Che cos’è la KYB compliance e perché è cruciale oggi
Come accennato, quando si parla di Know Your Business, si fa riferimento al processo attraverso cui un’organizzazione verifica l’identità, la struttura societaria e l’affidabilità di un’altra impresa prima di instaurare o proseguire un rapporto commerciale.
Rispetto alla KYC, che ha come oggetto le persone fisiche, la KYB interessa le persone giuridiche, rivelandosi uno strumento fondamentale per ridurre il rischio operativo e rispettare gli obblighi di compliance.
Con l’aumento delle relazioni commerciali digitali e l’adeguamento e l’inasprimento delle normative in materia di antiriciclaggio, la KYB è diventata ancora più importante in termini di compliance, costituendo una componente essenziale dei processi di onboarding e di gestione del rischio. Vediamo in che modo.
Verifica di partner, fornitori e clienti business in ottica rischio e antiriciclaggio
La Know Your Business permette di raccogliere informazioni affidabili sulle aziende, così da valutarne identità, assetto proprietario ed eventuali elementi di rischio prima dell’avvio della collaborazione.
Ciò dà modo di verificare realmente lo status dell’impresa: chi la controlla realmente, se opera nel rispetto della normativa vigente e se presenta fattori che potrebbero esporre l’organizzazione a rischi di natura finanziaria, reputazionale o legati all’antiriciclaggio e al contrasto del finanziamento del terrorismo.
La KYB è dunque a tutti gli effetti una verifica preventiva dei partner commerciali e contribuisce a rendere più sicuri i processi di onboarding B2B, favorendo decisioni informate e una gestione del rischio coerente lungo tutto il ciclo della relazione commerciale.
Come funziona il processo KYB
Il processo di Know Your Business (KYB) si articola secondo una serie di verifiche finalizzate a identificare un’impresa, confermarne l’identità e valutarne il profilo di rischio prima dell’avvio di un rapporto commerciale. Vediamo nel dettaglio le attività fondamentali.
Raccolta dati societari, titolari effettivi e controlli su registri ufficiali
La prima fase del processo Know Your Business consiste nella raccolta e nella verifica delle informazioni necessarie per identificare correttamente un’impresa, così da controllarne il profilo di rischio. In particolare, vengono analizzati questi elementi:
- dati societari: risultano oggetto di verifica ragione sociale, sede legale, numero di registrazione e natura dell’attività economica svolta;
- titolari effettivi: si procede all’identificazione delle persone fisiche che esercitano il controllo finale sull’impresa per garantire la massima trasparenza della struttura proprietaria;
- registri ufficiali: consultazione di registri camerali e altre banche dati pubbliche per confermare l’esistenza dell’azienda e la coerenza delle informazioni dichiarate.
Questi controlli rappresentano la base per una verifica affidabile della controparte aziendale nonché per una corretta valutazione del rischio.
Screening sanzioni, PEP e analisi delle notizie avverse
La seconda fase del processo KYB prevede attività di screening finalizzate a individuare eventuali criticità sotto il profilo normativo, reputazionale e antiriciclaggio. Ecco una panoramica dei controlli principali:
- screening delle sanzioni: viene attuata la verifica dell’eventuale presenza dell’impresa o dei soggetti collegati nelle liste sanzionatorie nazionali e internazionali;
- controllo PEP (Politically Exposed Persons): consiste nell’identificazione di persone politicamente esposte che, per il ruolo ricoperto, richiedono procedure di due diligence rafforzata;
- analisi delle notizie avverse (Adverse Media): risiede nel monitoraggio di informazioni pubbliche che possano evidenziare procedimenti giudiziari, episodi di frode o altri elementi di rischio reputazionale.
L’integrazione di queste verifiche consente di individuare tempestivamente situazioni potenzialmente critiche e di adottare decisioni più consapevoli durante l’onboarding delle controparti aziendali.
Benefici della KYB per la protezione del business
La KYB presenta vantaggi che vanno decisamente oltre il semplice rispetto degli obblighi normativi.
Parliamo infatti di una verifica strutturata delle controparti aziendali che permette da un lato di ridurre l’esposizione ai rischi operativi e reputazionali, dall’altro di migliorare la qualità delle decisioni e la sicurezza delle relazioni commerciali. Ecco perché.
Riduzione delle frodi B2B e delle esposizioni AML/CFT
Un processo KYB efficace permette di individuare tempestivamente società fittizie, assetti proprietari poco trasparenti o soggetti collegati ad attività illecite, con il vantaggio di ridurre in maniera considerevole il rischio di frodi, riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo.
Grazie a verifiche documentali e screening continui, imprese e istituti finanziari si trovano nella condizione di adottare le opportune misure preventive prima che tali criticità si traducano in danni economici o sanzioni.
Migliore governance della supply chain e delle relazioni commerciali
Una conoscenza accurata del partner commerciale offre garanzie maggiori di affidabilità, favorendo una collaborazione e una gestione più sicure per quanto riguarda la supply chain nel suo complesso.
Nello specifico, la KYB interviene aumentando la trasparenza dell’intera filiera, supportando in maniera efficace le attività di due diligence e permettendo di instaurare rapporti commerciali basati su informazioni verificate, a fronte di un rafforzamento della governance aziendale e della fiducia tra gli stakeholder.
Le soluzioni KYB Experian
La gestione della KYB richiede strumenti in grado di offrire dati affidabili, alla luce dell’automazione delle verifiche e di un supporto nella valutazione tempestiva delle controparti aziendali.
Le soluzioni di Know Your Business e Know Your Customer di Experian per l’onboarding e la gestione del rischio sono pensate per coadiuvare imprese e istituti finanziari nei processi di verifica delle identità e nell’individuazione di potenziali criticità, contribuendo al rispetto degli obblighi normativi e a un decision making più rapido e consapevole.
Il risultato, con Experian, sono processi di Know Your Business efficienti e affidabili, con un rafforzamento della due diligence grazie a soluzioni che integrano verifica dell’identità aziendale, analisi del rischio e automazione dei controlli.